Raadsgriffier in hart en nieren
De Nederlandse vader van het huidige griffierschap, gedreven in het positioneren van de raad, secuur in alles wat hij zegt en doet en vooral een warm en positief mens met veel humor. Zomaar een paar karakteristieken die collega’s aan Ad Anthonissen toekennen.Hij is misschien wel de meest bekende raadsgriffier van ons land. Vanuit zijn bakermat Zundert reisde hij als interimmer door heel Nederland. Nu is hij met pensioen. We hebben hem uitgenodigd om zijn rijke kennis en ervaring te delen. Op weg naar het jaarcongresvan de Vereniging van Griffiers in september vertelt Ad Anthonissen ons in een serie blogs over zijn reis door Nederland als raadsgriffier. Reis je mee?
Met de raad op zoek naar een nieuwe burgemeester
In Nederland volgen we een zorgvuldige procedure wanneer een gemeente een nieuwe burgemeester zoekt. Bij de selectie speelt de gemeenteraad een sleutelrol en de griffier daarmee ook. Het is een prachtig, boeiend en intensief, maar zeker geen alledaags, proces om te mogen begeleiden, meestal in de rol van secretaris van de vertrouwenscommissie. Een proces waar je als griffier niet onvoorbereid aan mag en kunt beginnen. Kennis en ervaring is echt een vereiste om er, de zes tot negen maanden dat de vertrouwelijke procedure duurt, steeds voor te zorgen dat de vertrouwenscommissie en uiteindelijk de raad zijn sturende rol met overtuiging kan vervullen. Ik heb veel geleerd van de keren dat ik als griffier vanuit verschillende rollen (trainer vertrouwenscommissie, secretaris vertrouwenscommissie en ondersteunen bij assessment) bij een selectieprocedure voor een burgmeester was betrokken.
De raad en de door en vanuit de gemeenteraad te vormen vertrouwenscommissie zijn leidend in het proces om te komen tot de voordracht van een nieuwe burgemeester. Als griffier kun je de vertrouwenscommissie, en uiteindelijk de raad, bijstaan én helpen om die leidende rol te pakken. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) schetst veertien stappen in een mooie infographic over de zoektocht naar en de voordracht en benoeming van een nieuwe burgemeester. Veertien stappen verdeeld over de openstelling van de vacature, de selectie, de voordracht en de benoeming door de Kroon. De profielschets van de kandidaat, de vacature en de selectie zijn in handen van de raad. Hoe te beginnen aan een proces dat lange tijd vraagt om geheimhouding en vertrouwen?
Samenstelling vertrouwenscommissie
Allereerst moet je als griffier natuurlijk op de hoogte zijn van de spelregels van het geheime en strikt vertrouwelijke sollicitatie-, selectie- en benoemingsproces. Je informeert, ondersteunt, begeleidt en adviseert tijdens het proces primair de vertrouwenscommissie. De samenstelling van deze commissie kan per gemeente verschillen. Meestal bestaat de commissie uit de fractievoorzitters, de griffier als secretaris/adviseur en een wethouder en de secretaris als adviseurs. Dit laatste vind ik cruciaal. Ik pleit er sterk voor een wethouder en de secretaris altijd bij deze procedure te betrekken. Dit komt de toekomstige samenwerking zeer ten goede.
Vervanging
Om te beginnen zorgde ik er altijd voor dat de raad goed voorbereid bij het eerste gesprek met de Commissaris van de Koning zat. We verkenden vooraf het speelveld. Een burgemeester gaat weg, wat moet er gebeuren, waar moet je allemaal aan denken, wat gaat de Commissaris doen en hoe kun je daar op anticiperen en/of reageren? Het proces begint soms met de benoeming van een waarnemend burgemeester. Ook komt het voor dat een van de wethouders tijdelijk als loco-burgemeester optreedt. Een loco neemt dan ondermeer het voorzitterschap van het college van B&W over en vervult en behartigt de taken van de vertrokken burgemeester. Door met de gemeenteraad ook een profiel op te stellen voor een waarnemer, houdt de raad van begin af aan de regie op de procedure in handen en de eventueel door de Commissaris van de Koning te benoemen waarnemer.
De vertrouwenscommissie én de raad zijn leidend in het proces om te komen tot de voordracht van een nieuwe burgemeester. Als griffier kun je de raad helpen om die leidende rol te pakken.
Een boeiend proces
Of er een waarnemer moet worden gezocht of niet, op een gegeven moment moet er een profielschets komen voor de nieuwe, definitief te benoemen burgemeester. Daar kun je stakeholders bij betrekken maar zeker ook de bevolking. Wat voor persoon zien zij graag als nieuwe burgemeester van hun gemeente. De raad stelt het uiteindelijk profiel vast en de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt de vacature open. Na de sollicitatietermijn volgt het uitdagende deel, namelijk de selectie van kandidaten en de gesprekken. De Commissaris maakt een voorselectie van geschikte kandidaten. Op die voorselectie kun je als vertrouwenscommissie zeker invloed uitoefenen. De vertrouwenscommissie spreekt namelijk met die kandidaten die zij graag wil zien en spreken. Die selectie hoeft niet in overeenstemming te zijn met de door de Commissaris geadviseerde te spreken kandidaten. De vertrouwenscommissie kan eigen afwegingen maken en is en blijft leidend in dit proces. De gesprekken met de gekozen kandidaten vinden plaats op een geheime locatie. Er is een eerste, en meestal een aantal dagen later, een tweede ronde. Ik vind het een fantastisch boeiend proces. De mensen in de vertrouwenscommissie zijn over het algemeen elkaars politieke tegenstanders, maar in het benoemingsproces van een burgemeester ontstaat vaak een groep, een eenheid. Dat vind ik mooi om te zien en mee te maken.
In het selectieproces van een nieuwe burgemeester worden politieke tegenstanders vaak een eenheid. Dat vind ik mooi om te zien.
Hoe begeleid je als griffier de zoektocht naar een nieuwe burgemeester?
Stap 1: Bereid jezelf en de vertrouwenscommissie goed voor
Heb je als griffier nog niet eerder een selectieprocedure voor een nieuwe burgemeester begeleid, roep dan advies in bij mensen die het proces wel goed kennen en volg als vertrouwenscommissie een training. Lang niet iedereen in een vertrouwenscommissie voert regelmatig sollicitatiegesprekken, al helemaal niet in een procedure om te komen tot de voordracht van een nieuwe burgemeester. Regel gerichte scholing en ondersteuning voor deze groep zodat de commissie eensgezind, sterk en professioneel overkomt naar de kandidaten. Reken maar dat ook alle te spreken kandidaten zeer goed voorbereid aan de gesprekken beginnen.
Stap 2: Zoek de samenwerking
Behalve de griffier hebben vaak ook de secretaris en een wethouder een adviserende rol in de vertrouwenscommissie. Koester en stimuleer die samenwerking. Betrek hen doorlopend bij alle stappen in het proces. Na de benoeming is de samenwerking een voldongen feit. Zo geef je die samenwerking een mooie en fijne start: dit is goed voor de gemeente en zeker ook voor de voor te dragen kandidaat!
Tip 9 – rol griffier nieuwe burgemeester
Zorg dat je zelf, de raad en de vertrouwenscommissie goed voorbereid beginnen aan een selectieprocedure voor een nieuwe burgemeester. Een nauwgezette en goed georganiseerde selectie is belangrijk voor de toekomst van de gemeente en haar inwoners. En het is een unieke en een bijzondere ervaring om dit proces van A tot Z te mogen ondersteunen en begeleiden.
Lees ook tip 1, tip 2, tip 3 en tip 4, tip 5, tip 6 en tip 7 en tip 8 van deze reeks.
Meer van Ad
Wil je meer weten over de functie van Griffier, neem dan contact met ons op. Wil je weten wat Ad nog meer aan kennis en ervaring te delen heeft? Lees dan De Avonturen van Ad Anthonissen op onze website. Of laat je e-mailadres achter om de bundel met alle artikelen te ontvangen.
