Raadsgriffier in hart en nieren
De Nederlandse vader van het huidige griffierschap, gedreven in het positioneren van de raad, secuur in alles wat hij zegt en doet en vooral een warm en positief mens met veel humor. Zomaar een paar karakteristieken die collega’s aan Ad Anthonissen toekennen. Hij is misschien wel de meest bekende raadsgriffier van ons land. Vanuit zijn bakermat Zundert reisde hij als interimmer door heel Nederland. Nu is hij met pensioen. We hebben hem uitgenodigd om zijn rijke kennis en ervaring te delen. Op weg naar het jaarcongres van de Vereniging van Griffiers in september vertelt Ad Anthonissen ons in een serie blogs over zijn reis door Nederland als raadsgriffier. Reis je mee?
De uitdagingen van griffier zijn bij een gemeentelijke herindeling
Toen ik op 15 september 1975 als jongste bediende op de afdeling interne zaken van de gemeente Zundert begon, telde Nederland 842 gemeenten. Na een grote hoeveelheid herindelingen zijn er daar nog 345 van over. Ik heb als interimmer vijf herindelingen intensief begeleid, één als gemeentesecretaris en vier als griffier. Je krijgt te maken met een hele reeks uitdagende en boeiende processen en een flinke berg werk. Daar stroopte ik mijn mouwen altijd graag voor op. De kans is klein dat je als griffier nu nog betrokken raakt met een gemeentelijke herindeling, maar voor het geval dat: doe je voordeel met mijn kennis en ervaring.
In mijn situatie ging het twee keer om een herindeling van twee gemeenten, een keer om een herindeling van drie gemeenten en twee keer om een herindeling van maar liefst vijf gemeenten die samengevoegd werden. Een nieuwe gemeente met één nieuwe gemeenteraad, college, burgemeester, griffie en ambtelijke organisatie. Stel het je eens voor! In een herindelingsproces doe je er als griffier, samen met de griffier(s) van de andere herindelingsgemeente(n), alles aan om de nieuwe raad optimaal te laten functioneren en in positie te krijgen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want je krijgt met veel verschillende aspecten en tegenstrijdige belangen te maken.
Wie wordt de nieuwe griffier?
Allereerst betekent een herindeling nogal wat op het personele vlak. Om het even tot de functie van griffier te beperken; daarvan zijn er bij de start van het proces minimaal twee en na de herindeling is er nog maar plek voor één. Wie wordt de nieuwe griffier? Dit maakt het hele proces spannend. Het ligt gevoelig omdat het direct aan het leven van mensen raakt. Ik heb het meegemaakt dat beide gemeenteraden bij voorbaat riepen: ‘die van ons moet het worden!’. Onmogelijk natuurlijk. Of de raad wil het liefst een nieuwe griffier. Dat is geen gemakkelijke boodschap. Zeker niet omdat de zittende griffier(s) nog veel werk moet/moeten verzetten. Niet alleen om de fusie tot een succes te maken, ook de gewone werkzaamheden lopen in die periode door.
Ik heb het meegemaakt dat beide gemeenteraden bij voorbaat riepen: ‘die van ons moet het worden!’. Onmogelijk natuurlijk.
Welk beleid gaan we volgen?
Ten tweede moet er veel beleid op elkaar worden afgestemd. Dat is allemaal niet zo spannend, vind ik persoonlijk, maar het is wel heel veel werk. Je zit in een overgangsfase. Herindelingsverkiezingen vinden meestal in november plaats. De herindeling gaat 1 januari daaropvolgend in en de eerste raadsvergadering is altijd op de eerste werkdag in het nieuwe jaar. In die eerste vergadering wordt de basis gelegd voor de samenwerking. Diverse verordeningen, zoals het reglement van orde, moeten klaarliggen voor besluitvorming. Dit betekent veel: onder meer overleg en afstemming tussen raden en griffies, maar ook tussen griffiers en ambtelijke organisaties en colleges. Misschien is één van de meeste gevoelige onderdelen in een herindelingsproces, als het om vergaderen en huisvesting gaat nog wel de keuze voor die ene nieuwe locatie voor de gemeenteraad, griffie, college en ambtelijke organisatie.
Wat is de houding van het bestuur?
Ten derde is de houding van het bestuur een heel bepalende factor. In de praktijk zeggen gemeentebesturen vaak dat ze een herindeling wel willen, maar in hun hart willen ze het liever of zeker niet. Die dubbele houding kan voor veel wrevel en frictie zorgen en alles wat er moet gebeuren in een herindelingsproces enorm vertragen en bemoeilijken. Gelukkig is ook het omgekeerde waar. Hoe duidelijker een bestuur in woord en gedrag uitdraagt dat hij achter de fusie staat en echt wil gaan voor één nieuwe gemeente, des te beter verloopt het proces. Daar geloof ik heilig in. Het geeft je als griffier ook absoluut meer slagkracht, zeker als je tijdens het hele proces goed aansluiting zoekt en houdt bij de projectleider herindeling en de gemeentesecretaris. Hoe je het ook wendt of keert, uiteindelijk ontstaat er één nieuwe gemeente waar iedereen die daarvoor kiest voor gaat werken. Natuurlijk heb je als griffier en gemeentesecretaris verschillende belangen, maar het gaat om het vormen van één nieuwe gemeente en dat is een gemeenschappelijk belang!
Enkele stappen op weg naar een nieuwe gemeente:
Stap 1: Vanuit de raad naar de griffie: Geef snel duidelijkheid aan zittende medewerkers.
Dat er op de nieuwe griffie maar plaats is voor één griffier is van begin af aan duidelijk. Omdat onduidelijkheid stressverhogend werkt, pleit ik er bewust voor mensen zo snel mogelijk duidelijkheid te geven over hun positie. Of geen positie, want dat kan natuurlijk ook. Dat is ook duidelijk. Bij een van de herindelingen die ik begeleid heb, waren we met drie griffiers. De griffiers van twee gemeenten wilden allebei griffier worden bij de nieuwe gemeente. Omdat ik niet meedeed in het sollicitatieproces, heb ik de procedure begeleid. Ik heb in het begin meteen gezegd: leuk dat jullie meedoen, maar weet dat tenminste één van jullie of misschien wel alle twee, teleurgesteld wordt! En zo gebeurde het ook: één van de twee werd griffier en de andere persoon heeft uiteindelijk elders een nieuwe uitdaging gevonden. Bij geen positie zorg je ervoor dat je die persoon faciliteert om verder te komen. Of beter nog, je biedt die persoon perspectief op een nieuwe baan. Ik beleef er nog steeds veel plezier aan om mensen daarin vooruit te helpen.
Een positieve houding van de besturen straalt af op zowel de ambtelijke organisaties als de griffies. En, heel belangrijk, ook op alle inwoners van deze gemeenten.
Stap 2: Vanuit het bestuur naar de organisatie: laat zien en horen dat je echt achter de fusie staat.
De besturen van de gemeenten Molenwaard en Giessenlanden die op 1 januari 2019 fuseerden tot de gemeente Molenlanden, zijn voor mij hét voorbeeld hoe je als besturen in woord en daad kunt uitdragen dat je achter de fusie staat. In al hun doen en laten stond steeds de nieuwe gemeente en de weg ernaartoe centraal en op de eerste plaats. Hun positieve houding straalde af op zowel de ambtelijke organisaties als de griffies. En, heel belangrijk, ook op alle inwoners van deze gemeenten. Uiteraard waren er de nodige discussiepunten en uitdagingen, maar centraal stond steeds: we werken aan en zijn op weg naar één nieuwe gemeente! Deze voorbereiding en houding zijn volgens mij nog steeds positief van invloed op de nieuw gevormde gemeente Molenlanden.
Tip 8 – gemeentelijke herindeling
Een succesvolle herindeling van gemeenten begint bij een positieve houding van de gemeentebesturen. Zij moeten de fusie voluit en steeds positief steunen en uitdragen; in woord en daad. Dat heeft een positief effect op het hele proces. Vraag de raad zo snel mogelijk duidelijkheid te geven over de positie van griffiers en griffiemedewerkers in de nieuwe organisatie. Wie perspectief ervaart, werkt met meer toewijding en plezier. Ook dat komt het fusieproces ten goede. Uiteraard geldt dit voor de hele ambtelijke organisatie.
Lees ook tip 1, tip 2, tip 3 en tip 4 tip 5 tip 6 en tip 7 van deze reeks.
Meer van Ad
Wil je meer weten over dit onderwerp? Contact opnemen met Ad. Wil je weten wat Ad nog meer aan kennis en ervaring te delen heeft? Volg dan De Avonturen van Ad Anthonissen op onze website. Tot en met september plaatsen we elke maand een nieuw artikel. Of laat je e-mailadres achter om na het plaatsen van de reeks, de bundel met alle artikelen te ontvangen. In die bundel doen ook anderen een boekje open over hun ervaringen met Ad Anthonissen. Zoals Lars Voskuil en Solita Groen, respectievelijk burgemeester en raadslid/voorzitter werkgeverscommissie griffie van de gemeente Bergen-nh, oud burgemeester Dirk van der Borg en de landelijk bekende bestuurder Bas Eenhoorn.
